От ручного труда к
цифровому управлению: что видят в Департаменте, когда детские сады
работают по старинке?
Сейчас во многих детских садах табеля посещаемости ведутся или на бумаге, или в самодельных электронных таблицах. Приходится вручную складывать цифры по горизонтали и вертикали, как в школе. Это отнимает много времени, которое можно было бы посвятить детям.
Бумажный лабиринт и Excel-ловушки
Коллеги, подумайте внимательно и скажите, у кого бывало такое? ✋
Конец месяца. Воспитатель сводит табель. Рядом сидит повар с ведомостью по питанию, подходит медсестра с листками заболеваемости. Знакомая картина?
Обычная рабочая ситуация, которая часто превращается в головоломку. Но есть две новости: одна плохая, а вторая — очень плохая.
Часть 1. Плохая новость. Треугольник нестыковок: воспитатель, медсестра, повар
В конце месяца происходит «сверка с трех сторон». И здесь часто возникает путаница.
История про больничные, которые «разошлись» с реальностью
Представьте ситуацию. Родитель звонит воспитателю и говорит: «Мы заболели, температурим, неделю не придем». Воспитатель в табеле ставит ребенку пропуски, планируя, что позже родитель принесет больничный лист.
Проходит время. Родитель приносит справку… а там совсем другие даты! Например, болели по факту с 5 по 10 число, а в справке указано с 7 по 12. Или вообще выясняется, что больничного не было — ребенок просто сидел дома с бабушкой, а маме было так удобно сказать.
Что получается в табеле?
- Если ребенок болел и есть справка — нужно ставить «Б» (больничный) или «З» (заболевание).
- Если больничного нет, а ребенок не ходил — нужно ставить «С» (семейные обстоятельства).
Но у воспитателя физически не хватает времени отслеживать эти нестыковки! Нужно запомнить, кто звонил, сверить даты в справке с фактическими днями отсутствия, вспомнить, говорила ли мама про больничный или нет. А в группе 20-30 детей, и у каждого свои нюансы.
К чему это приводит?
В конце месяца приходит медсестра для сверки. И тут выясняется, что в табеле стоят «больничные» там, где их нет, или наоборот — пропуски висят без статуса. Начинается разбирательство: перелистывание бумажек, звонки родителям, попытки вспомнить, кто что говорил три недели назад. Время уходит, нервы на пределе.
Если во время не исправить такие расхождения:
- Страдает статистика здоровья. Система показывает, что ребенок болел, хотя на руках нет подтверждения, или наоборот — не фиксирует реальные заболевания.
- Искажаются отчеты в Департамент. Ведомство получает некорректные данные и как следствие могут приниматься неправильные решения!
- Руководитель теряет премию. Именно так! Во многих регионах показатели заболеваемости напрямую влияют на эффективный контракт и премию заведующей. Если данные разошлись, деньги уходят мимо.
Часть 2. А теперь очень плохая новость. Скрытая угроза: Google-таблицы и миллионные штрафы
Многие скажут: «А в чем проблема? Мы давно ведем табель в Excel или Google таблицах, и нас всё устраивает. Зачем платить за автоматизацию?»
Сейчас мы честно разберем, почему самодельные таблицы — это иллюзия удобства и почему профессиональная программа с единой базой данных (например, Система контроля деятельности образовательного учреждения) выигрывает по всем статьям.
МИНУСЫ GOOGLE-ТАБЛИЦ И EXCEL:
В конце месяца, квартала и года вы все равно сидите и «допиливаете» данные руками. Отчеты, которые требует Департамент, не выпадают из таблицы по кнопке.
- Форма 85-К (отчет о деятельности дошкольной организации) — необходимо вручную считать среднесписочную посещаемость, пропуски по болезни и т.д.
- Муниципальное задание — чтобы подтвердить выполнение показателей, приходится перепроверять каждую цифру.
- Отчетность по заболеваемости — медсестра собирает данные по группам, сверяет с табелем, ищет расхождения.
- Отчетность по посещаемости — старший воспитатель или заведующая детским садом тратит на это много времени чтобы свести данные по всему саду, а если сад имеет несколько корпусов? Времени на составление отчетности совсем не хватает и специалисты работают в авральном режиме. Всё это можно сделать только ручным трудом. А если ошибка — пересчитывай заново. Нет аналитики в один клик.
- написать формулу,
- проверить, не съехали ли строки,
- убедиться, что кто-то случайно не затер данные.
В итоге вместо быстрого анализа — долгие «танцы с бубном». Кроме этого можно выделить и другие аспекты использования в работе такой документации:
- Данные про ОВЗ и льготные категории живут отдельно
Дети с ОВЗ требуют особого учета: они могут посещать сад по индивидуальному графику, иметь перерывы на реабилитацию. В обычной табличке легко потерять эту специфику. А когда приходит проверка — ищи-свищи, кто сколько пропустил и по какой причине. - Человеческий фактор и «затертые» данные
Кто работал в Excel, знает: достаточно случайно нажать не туда, потянуть не за тот угол — и формула сломалась, данные уехали. А если таблицу ведут несколько человек (воспитатели, методист, медсестра), начинается хаос. Один сохранил, другой перезаписал — версии разъехались. И самое страшное, что все версии табеля хранятся у каждого на своем компьютере, в общей папке на сервере может храниться далеко не последняя версия! - Нет контроля целостности данных
В Excel можно исправить любую цифру задним числом. В конце месяца можно «подогнать» табель под повара или медсестру, и никто не узнает. Но проблема в том, что исправленные данные теряют достоверность. Департамент получает красивые цифры, которые не имеют отношения к реальности. - Нет разграничения прав доступа
В Google-таблице все всё видят. Воспитатель может случайно залезть в отчетность медика, повар — в личные данные детей. Это не только неудобно, но и нарушает этику и закон 152-ФЗ. - Ведение учета детей в Google Таблицах или любом другом иностранном облачном сервисе — это нарушение Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных». Данные детей (ФИО, даты рождения, посещаемость, отметки о здоровье) передаются на сервера за пределами России. Штрафы для учреждений начинаются от 1 миллиона рублей. Роскомнадзор уже проводит проверки в школах и детских садах. Стоит ли рисковать бюджетом, ради Google-таблиц?
ПЛЮСЫ ЕДИНОЙ БАЗЫ (на примере программы "Система контроля деятельности образовательного учреждения (СКДОУ)":
- форму 85-К,
- данные для муниципального задания,
- статистику посещаемости по группам,
- анализ заболеваемости,
- отчет по детям с ОВЗ.
Ничего не надо считать вручную. Система сама собирает данные за любой период. А также имеет следующие преимущества:
- Единая база для всех участников:
Воспитатель отмечает детей в мобильном приложении за 30 секунд — данные мгновенно попадают в общую систему.
Медсестра видит реальную картину посещаемости и может сверить со своими листками.
Повар получает точное количество детей на завтрак, обед и ужин.
Заведующая видит сводку по саду в режиме реального времени.
Департамент получает выверенную отчетность без приписок. - Автоматический расчет сложных показателей:
Система СКДОУ сама считает:
- индексы здоровья,
- среднесписочный состав,
- пропуски по болезням и семейным обстоятельствам,
- посещаемость детей с ОВЗ (отдельно!).
В Системе СКДОУ нет никаких ручных формул и проверок., а также предусмотрены следующие функции:
- Защита от исправлений задним числом. В СКДОУ табель блокируется в конце дня. Нельзя придти через неделю и сказать: «А давайте подправим циферки». Данные остаются честными. Это спасает и от приписок, и от случайных ошибок.
- Блокировка правок в конце дня. Никаких «добрых» подгонок под повара. Если на кухне ошибка — это вопрос учета питания, но табель остается точным.
- Российские сервера и безопасность данных. Все данные хранятся в России, соответствуют 152-ФЗ. Никаких рисков миллионных штрафов. Разграничение прав доступа: воспитатель видит только свою группу, медсестра — медицинские данные, повар — цифры по питанию, заведующая — всё.
- Экономия времени и нервов. Воспитатель тратит 30 секунд в день вместо часов ручного заполнения в конце месяца. Медсестра не бегает по группам с бумажками. Повар готовит ровно столько, сколько нужно. Заведующая спокойно сдает отчеты, зная, что цифры сходятся.
ИТОГ:
Таблицы — это иллюзия бесплатного решения. На самом деле вы платите своим временем, нервами, риском штрафов и потерей премий. Профессиональная
база данных окупается спокойствием, точностью и реальной экономией ресурсов.
Часть 3. Почему автоматизация выгодна Департаменту образования?
Внедрение автоматизированной системы — это не только удобство для детского сада, но и прозрачность для города:
- Живые, а не «причесанные» данные. Департамент получает реальную картину посещаемости, а не цифры, подогнанные под отчетность кухни или медкабинета.
- Точная статистика для планирования. Можно объективно оценивать потребность в питании, финансировании и кадрах.
- Прозрачность работы учреждений. Легко сравнивать показатели разных садов, видеть лидеров и точки роста.
- Экономия бюджета. Исключаются приписки и искажения, значит, бюджетные средства распределяются честно и эффективно.
- Цифровая зрелость региона. Внедрение российских решений показывает, что система образования идет в ногу со временем и соблюдает закон.
- «Система контроля деятельности образовательного учреждения» исключает дублирование информации! Каждый сотрудник работая в Системе вносит свои первоначальные данные, которыми пользуются все остальные участники всего процесса!
Приобретая программное обеспечение и обновление системы у нас, вы получаете гарантированно качественный лицензионный продукт.
Решение для департаментов образования
Автоматизация департаментов образования — это построение наиболее эффективной модели управления образовательным учреждением в субъектах РФ, которая должна начинаться от первичных документов в детских садах до агрегации данных по всем основным бизнес-процессам детских садов Региона. Вся информация по детским садам отображается в Департаментах образования, как итоговые данные в виде графиков и отчетов. Департамент образования имея реальные данные по всем детским садам, сможет проанализировать и увидеть, где возникает или назревает проблема и действовать на опережение. Тем самым Департамент образования и детский сад сможет повысить качество предоставления образовательных услуг.
Решение для школ
Автоматизация образовательного процесса в школах— «Личный кабинет руководителя», «Приказы по детям и договора с родителями», «Табеля питания детей», «Сводная ведомость питания детей», «Контроль льгот по питанию», «Медкабинет», «Учет библиотечного фонда», «Учет хоз.инвентаря», «Управление бюджетом», «Управление кадрами» «Оперативный контроль воспитательно-образовательного процесса»
Решение для детских садов
Автоматизация деятельности в детских садах —
«Личный кабинет руководителя», «Приказы по детям и договора с родителями», «Медкабинет», «Табеля посещаемости основного и дополнительного образования» «Мониторинг развития детей», «Управление закупками», «Питание и контроль диет», «Управление бюджетом», «Управление кадрами», «Оперативный контроль воспитательно-образовательного процесса».
Решение для комбината школьного питания
Автоматизация Комбината школьного питания — выбор родителями Комплекса питания ребенка и заказ дополнительного меню через личный кабинет; автоматический сбор заявок от родителей питающихся; автоматическое формирование плана закупки продуктов питания с учетом заказов родителей; ведение учителями табеля питания через мобильное приложение или интернет-сайт; формирование сводной заявки на питание, с учетом льгот каждого питающегося в школе; автоматическое формирование документов на отгрузку продуктов питания в разрезе маршрутов; «Управление бюджетом и платежный календарь», «Личный кабинет руководителя».
Решение для центров занятости несовершеннолетних
Автоматизация контроль деятельности центов — возможность подачи заявки на работу через интернет сайт; автоматическая запись на подачу и оформление документов; «Распределение сотрудников по бригадам»; отметка рабочего времени ребенка через мобильное приложение; «Автоматическое формирование табеля учета рабочего времени»; выгрузка в бухгалтерию.
Решение по автоматизации медицинского кабинета
Автоматизация медицинского кабинета в образовании — формирование более 30 медицинских журналов согласно утвержденным нормам в САНПиН, таких как: прививочный план, вакцинация; журнал заболеваемости; журнал медицинских отводов; журнал антропометрии; журнал диспансерного наблюдения; журнал инфекционных заболеваний ; журнал пищевой аллергии и др.
почему именно мы?
Наша миссия: привнести в образовательные учреждения инновационные решения, делая их работу лучше и качественнее, тем самым заботясь о развитии, здоровье и воспитании детей
Главное для нас
Это обеспечить образовательным учреждениям качественный контроль их деятельности, избавляя заведующих, бухгалтеров, воспитателей и других сотрудников от бумажной, рутинной работы. Система исключает возможность допущения ошибок, автоматизируя все процессы в школах и детских садах.
Многолетний опыт
Опыт разработки и внедрения сложных систем более 20 лет. С 2012 года мы, объединяя знания своей команды и понимание современной ситуации в области образования, создаем новый инновационный продукт, который помогает достигать более высоких результатов в цифровую эпоху.
Разработчик СКДОУ
Компания Бизнес-Премиум является разработчиком уникальной «Системы контроля деятельности образовательных учреждений», позволяющей детским садам, школам и другим образовательным организациям развивать деятельность эффективно, применяя современные технологии.
7000 пользователей
Данной Системой пользуются более 100 детских садов в 15 регионах России. За 12 лет программное обеспечение опробовали 7000 пользователей, которые теперь шагают в ногу со временем!
Сотрудничество
Мы сотрудничаем с Центром технологического контроля, Департаментом образования Тюменской области, Департаментом потребительского рынка и туризма Тюменской области, а также являемся официальным партнёром платформы 1С.
Решаем сложные задачи
Компания «Бизнес-Премиум» решает сложные задачи в сфере развития, организации деятельности дошкольного и школьного образования и повышения эффективности процессов.
Результаты участия в конкурсах:
В апреле 2022 г. По итогам Национального конкурса IT-решений «ПРОФ-IT.Инновация» в 2022 году проект «Система контроля деятельности образовательного учреждения с элементами искусственного интеллекта» стал лучшим в номинации «Искусственный интеллект» и занял 1-е место.
Краткое видео о реализации искусственного интеллекта.
В марте 2021 г. Система заняла 3-е место в номинации «Управление информационными ресурсами» Первого национального конкурса ПРОФ-IT.Инновация.
Проект высоко оценил Экспертный Совет, в состав которого вошли федеральные министерства.
бесплатные бонусы
Консультации при абонентском обслуживании
Неограниченные консультации по времени
Доработка Системы по нужды
Заказчика
Мобильное
приложение для Ваших сотрудников
Поэтапная оплата по мере настройки Системы
Технологические
карты основных сборников
спецпредложения
Скидка 10 %!
При заказе нашего продукта прямо сейчас!
Предложение ограничено!
БЕСПЛАТНО
При заказе тарифа "Премиум"
РАССКАЖИТЕ О НАС
При покупке Системы по Вашему совету
